Informes mensuales ¿Qué evalúas y cómo lo haces?
Cientos de veces que le he preguntado a mis colegas, ¿qué evalúas en tu centro de servicios veterinarios (CSV)? y ¿con qué periodicidad lo haces? En general me responden que “no evaluamos mucho, los informes los envía el contador, pero realmente no comprendo lo que dicen”. Por eso considero importante que en esta oportunidad hablemos de los informes mensuales de gestión.
El Ciclo PHVA
Tradicionalmente nos enfocándonos en estados de resultados que nos dice:
Ingresos – Egresos = Utilidad
Pero esta puede ser una prueba que nos dé negativa o puede ser un “Falso Positivo”. En la actualidad una empresa cuenta con más elementos que le permiten saber las condiciones en que se encuentra, tanto desde el punto de vista financiero, como a la luz de algunos indicadores clave (KPI) que permitan hacer un examen exhaustivo y ordenado, veamos como:
Siglas para Planificar – Hacer – Verificar – Actuar
es una estrategia interactiva para mejorar procesos e implementar cambios, y cómo su nombre lo indica se implementa de forma cíclica.
Los informes deben ser periódicos y en cortos periodos de tiempo, un reporte anual no va a permitir generar acciones a tiempo.
4 pasos para lograr el ciclo en los informes mensuales
- Definir un formato que permita promover procesos asociados para la obtención de los datos.
- Hacerlo de forma periódica.
- Interpretarlos.
- Generar acciones.
Ideas de datos a implementar los informes mensuales:
1 Ventas
- Facturación total del año a la fecha
- Total, de facturas generadas comparado con: el mes y año anterior
- Total, facturación del mes evaluado, comparado con: el mes y año anterior
- ¿Fue superior o Inferior? ¿Cuáles son las posibles causas?
- ¿Cómo se distribuye el total de facturación?
- Servicios Veterinarios y relacionados con la atención del paciente
- Laboratorio (Hemogramas, PCR, Perfiles prequirúrgicos)
- Guarderías
- Servicios de estética y Belleza
De los hallazgos detectar posibilidades de mejora
2 Recurso Humano
- ¿Tenemos personal de baja, de viaje?
- Promedio de rotación de personal acumulado y comparado con el año o mes anterior
- ¿Cuál es el costo total de nómina de personal? compararlo con el año anterior. ¿Este costo aumento o disminuyo?
- ¿Se mide la productividad del equipo? – Ingresos generados por cada integrante comparado con su salario.
- ¿Hemos tenido algún reconocimiento de miembros del equipo? ¿Por qué se han generado?
- ¿Accidentes laborales?
- Acciones correctivas
Al terminar de leer todos estos KPI probablemente no tienes idea de algunos e incluso de como generarlos y es aquí cuando la gestión veterinaria tiene su magia, cada uno de estos va a requerir que diseñes un plan de ventas distribuido por líneas de negocio Y planear las ventas de tu CSV para proyectar y evaluar, generar acciones y establecer mejoras en los procesos y llevar esto a todas las áreas del centro.
3 Clientes y usuarios
- ¿Cuántos usuarios activos que tenemos en nuestro sistema? Compararlo con el mes y año anteriores.
- Total, de usuarios nuevos versus total, de usuarios que han dejado de visitarnos.
- Promedio de compra del mes o periodo evaluado.
- Promedio de compra que se requiere por número de usuarios activos para cumplir metas por mes/periodo/año.
- PQR’S ¿Cuántas?, Causas, forma de intervención, comparativo con el periodo anterior.
- Comentarios positivos ¿cuántos? ¿por qué medio (llamada, redes, correo, verbal)?
4 Compras y Gastos
- Compras totales del mes
- ¿Qué porcentaje del ingreso total corresponde a estas compras? ¿Están dentro de lo presupuestado?
- ¿Realizas inventarios?
- Proveedores
Al terminar de leer todos estos KPI probablemente no tienes idea de algunos e incluso de como generarlos y es aquí cuando la gestión veterinaria tiene su magia, cada uno de estos va a requerir que diseñes un plan de ventas distribuido por líneas de negocio Y planear las ventas de tu CSV para proyectar y evaluar, generar acciones y establecer mejoras en los procesos y llevar esto a todas las áreas del centro.
